Автоматизация бизнеса в Вологде

У компании обычно уже есть сайт, работает реклама, стоит IP-телефония, менеджеры переписываются в WhatsApp и Telegram, бухгалтерия ведёт 1С, а склад считает остатки в своей базе. Каждая программа по отдельности исправна. Ломается всё на стыках: заявка с сайта не дошла до менеджера, в счёт попала прошлогодняя цена, отгрузили позицию, которой на полке нет, а рекламный бюджет делят по кликам, потому что до выручки цифры никто не довёл.

Ниже – разбор этих стыков: где именно рвутся данные, чем их сшивают и что даёт сквозная связка «откуда пришёл клиент – сколько он принёс». Студия «РостСайт» работает с 2011 года и делает сайты, рекламу и внедрения одной командой, поэтому контур собирается целиком, а не тремя подрядчиками, которые кивают друг на друга.

Пять точек, в которых теряется заявка

Прежде чем что-то внедрять, полезно пройти путь клиента и отметить места разрыва. У большинства компаний Вологды они одни и те же:

• форма на сайте шлёт письмо на общий ящик, письмо читают через два часа;
• звонок в нерабочее время нигде не фиксируется, перезванивать некому и некуда;
• переписка в мессенджере идёт с личного телефона менеджера и уходит вместе с ним;
• счёт выставляется в 1С, но в списке дел менеджера про него нет ни строчки;
• отгрузка прошла, а рекламный кабинет об этом не знает и продолжает откручивать ставку на убыточный запрос.

Каждый разрыв дёшев по отдельности и дорог в сумме. По нашим проектам в Вологде и области первые же записи звонков показывают 10–15% обращений, на которые не ответили вовсе.

Сайт и реклама: клик, который так и не стал деньгами

Рекламу почти всегда оценивают по цене клика и заявки, потому что дальше данных просто нет. Между тем заявки с поиска, с карт и с медийных площадок отличаются по конверсии в оплату в разы. Чтобы это увидеть, к каждой форме и к каждому звонку прикрепляется метка источника, она проходит через сделку и доживает до платежа. После этого разговор о бюджете меняется: обсуждают не стоимость клика, а стоимость привлечённого рубля – отдельно по Вологде и области, отдельно по иногородним заказам. Как устроена сама рекламная часть, подробно разобрано в разделе контекстная реклама.

Телефония и мессенджеры: разговор, о котором никто не узнал

Телефония подключается к системе так, чтобы карточка клиента открывалась до того, как менеджер снял трубку, а запись разговора и его длительность оставались в сделке. Мессенджеры заводятся на компанию, а не на сотрудника: переписка видна руководителю, история не пропадает при увольнении, ночное сообщение утром превращается в задачу. Подключение телефонии, WhatsApp и Telegram занимает у нас 3 дня и стоит от 35 000 рублей – это самый быстрый способ перестать терять обращения.

Склад, 1С и остаток, которому нельзя верить

Второй по частоте разрыв – между продажами и учётом. Менеджер обещает срок по остатку, который выгружали в понедельник, кладовщик отдал последнюю паллету во вторник, клиент узнаёт правду в четверг. Обмен настраивается в обе стороны: из учёта идут номенклатура, цены и остатки, обратно – счета, оплаты и отгрузки. Работа занимает две недели и стоит от 90 000 рублей. Для пищевых производств Вологодской области отдельно оговаривается частота обмена: при коротких сроках годности выгрузка раз в сутки не годится, нужен обмен каждые 10–15 минут.

Сквозная связка: от источника до отгрузки

Когда данные не рвутся, появляется отчёт, ради которого всё и затевалось: по каждому каналу видно число обращений, доля дошедших до счёта, средний чек, срок сделки и выручка. На этом отчёте становится видно неприятное – например, что самый дешёвый по заявкам канал даёт клиентов, которые торгуются и уходят, а дорогой приводит тех, кто отгружается регулярно. Решения по бюджету после этого принимаются за минуты, а не по ощущениям.

Молочка, лес и туризм: три разных контура

Экономика Вологды задаёт свои требования. Пищевому производству важны ежедневные заявки от торговых точек, лимиты по срокам годности и маршруты доставки – контур строится вокруг графика отгрузок. Лесопилению и деревянному домостроению нужна спецификация: порода, сечение, влажность, объём, а сделка тянется месяцами и живёт на согласованиях. Туроператорам, которые привозят гостей в Вологду, а дальше в Великий Устюг и Кириллов, критичен ноябрьско-январский пик: система должна выдержать поток броней, а летом стоить недорого. Один и тот же набор программ у этих трёх компаний соединяется по-разному.

Этапы, сроки и деньги

Работа идёт этапами: разбор процессов 1–2 дня, техническое задание и смета 2–3 дня, настройка портала 5–10 дней, интеграции 3–7 дней, обучение команды 2 дня и месяц сопровождения, в течение которого доработки бесплатны. Экспресс-запуск с базовой воронкой и правами доступа – от 60 000 рублей за 5 рабочих дней. Полное внедрение с разбором процессов, роботами, интеграциями и отчётами – от 180 000 рублей и 3–4 недели. Абонентское сопровождение – от 15 000 рублей в месяц. Смета фиксируется договором до старта.

С чего начать, если бюджет ограничен

Не нужно собирать весь контур сразу. Разумная очерёдность такая:

1. единая точка приёма обращений с сайта, телефона и мессенджеров;
2. воронка с понятными статусами и ответственным по каждой сделке;
3. обмен с учётом: цены, остатки, счета, оплаты;
4. роботы и автозадачи на рутину;
5. отчёты и внутренний портал с задачами и согласованиями.

Первый шаг окупается быстрее всего, потому что перестают пропадать уже оплаченные рекламой обращения. Конкретную платформу выбирают на этом же этапе: чаще всего это внедрение Битрикс24, но встречаются задачи, где хватает доработки существующего сайта.

Частые вопросы

У нас всё в таблицах и почте. Обязательно всё ломать? Нет. Таблицы обычно остаются на первых порах как источник данных: справочник клиентов и историю переносят импортом, а дальше новые обращения копятся уже в системе. Ломать имеет смысл только то, что мешает: общий почтовый ящик вместо адресной раздачи заявок, личные телефоны менеджеров, ручное дублирование одних и тех же данных в трёх местах. Обычно за первую неделю переносится справочник и настраивается одна воронка, а от старых инструментов отказываются постепенно, по мере привыкания команды.

Сколько времени займёт связка с 1С и что для неё нужно? Две недели при готовой конфигурации и доступе к базе. От вас нужны учётная запись с правами на обмен, описание, какие цены и склады считаются рабочими, и человек, который подтвердит правила: что делать с дублями контрагентов, как сопоставлять номенклатуру, кто главный по цене – продажи или учёт. Если конфигурация сильно доработана, добавляется 3–5 дней на согласование форматов. Обмен запускается сначала в одну сторону, на тестовых данных.

Мы работаем по всей Вологодской области, часть клиентов из Череповца и районов. Это усложняет проект? На процесс не влияет: разбор, показы, обучение и приёмка идут удалённо, а сотрудники подключаются к системе из любой точки. Что действительно стоит учесть – разные условия доставки и разные прайсы по территориям: плечо между Вологдой и Череповцом стоит одних денег, дальние районы – других. Зоны закладывают в справочники сразу, иначе менеджеры начнут править цену руками и отчёт снова перестанет сходиться. Филиалы и склады заводятся отдельными сущностями, чтобы остаток был виден по каждому.

Кто будет пользоваться системой, если менеджеры сопротивляются? Сопротивление снимается не уговорами, а тем, что система экономит время самим менеджерам: номер набирается из карточки, счёт формируется по кнопке, напоминание о звонке приходит само. В обучение заложено два дня, и оно проходит не лекцией, а на реальных сделках компании. Отдельно пишется короткий регламент: какие поля обязательны, в какой момент сделка меняет статус, что считать отказом. Без регламента через месяц данные снова расползаются, и никакая настройка этого не спасёт.

Начать проще с разговора: расскажите, какие программы у вас уже работают и где чаще всего теряются данные. Позвоните по номеру +7 (901) 417-22-12 или напишите на info@rostsayt.ru – разберём процессы, покажем схему будущего контура и назовём срок с фиксированной сметой.