Внедрение Битрикс24 в Вологде

В коммерческих предложениях сроки выглядят одинаково у всех подрядчиков: неделя, месяц, «под ключ». Владельца бизнеса при этом волнует другое – в какой момент он перестанет собирать сводку по продажам вручную, когда снабженец бросит держать остатки в голове и через сколько недель станет видно, на каком шаге теряются заявки. Поэтому дальше рассказ построен не по функциям платформы, а по календарю: день разбора, первая неделя, первый месяц, квартал, полугодие.

Последовательность у проекта такая же, как в любой работе с учётом и заявками: сперва описывается реальный путь клиента, и только потом кто-то что-то настраивает. С чего вообще начинают небольшие компании Вологды и что автоматизируют в первую очередь, показано в разделе автоматизация бизнеса; здесь речь идёт про одну систему и календарь её запуска.

Разбор процессов: что всплывает ещё до первой настройки

Интервью с руководителем и двумя-тремя сотрудниками занимает день, максимум два. За это время обычно выясняется, что заявки живут в трёх местах сразу: почта, личный мессенджер директора и бумажный журнал у оператора. Второе открытие типично для компаний на 5–20 человек, каких в Вологде большинство: один и тот же человек ведёт продажи и закупку, и половина «этапов сделки» существует только у него в голове. Третье – часть этапов, которые проговаривают на встрече, за последний год не встречалась ни разу. Их не переносят в систему, а вычёркивают.

Шесть шагов проекта и сколько времени занимает каждый

1. разбор процессов, интервью с руководителем и сотрудниками – 1–2 дня;
2. техническое задание с описанием воронок и смета – 2–3 дня;
3. настройка портала: воронки, карточки, права доступа – 5–10 дней;
4. подключение телефонии, почты, сайта и учётной программы – 3–7 дней;
5. обучение сотрудников – 2 дня;
6. сопровождение первого месяца, доработки в этот период бесплатны – 30 дней.

Сроки складываются, но не идут строго один за другим: пока идёт настройка, заказчик собирает доступы и справочники. От компании нужен один человек с правом решать спорные вопросы по процессу, иначе проект встанет на согласованиях.

Первая неделя: в систему заезжают только живые сделки

Соблазн «загрузим всю историю за пять лет» стоит погасить сразу. На старте переносятся действующие клиенты, незакрытые сделки и справочник контрагентов, архив остаётся в прежней таблице. По объёму это ровно экспресс-запуск: пять рабочих дней и от 60 000 рублей – базовая воронка, карточки, права и обучение. Через неделю компания уже работает в системе, пусть и в упрощённом виде, и дальше настройка идёт на живых данных, а не на выдуманных примерах.

Молочное производство: ежедневная заявка ломает привычную воронку

У переработчика молока, который каждый день развозит продукцию по Вологде и районам области, путь клиента не похож на классическую продажу. Точка заказывает каждый день, сделка «выиграна» тоже каждый день, а срок годности продукта меряется сутками. Такую работу заводят не как воронку продаж, а как поток повторяющихся заявок: клиент подписан на график поставок, отклонение от привычного объёма поднимает вопрос торговому представителю. Возвраты по истечению срока ведутся отдельно от продаж и считаются по каждой точке – без этого невозможно понять, кому вы возите больше, чем он продаёт.

Первый месяц: спор про обязательные поля

Ровно на третьей-четвёртой неделе начинается сопротивление, и оно всегда об одном: сколько полей сотрудник обязан заполнить, прежде чем сделка сдвинется дальше. Менеджеры считают это бюрократией, руководитель – дисциплиной. Рабочий критерий простой: обязательным остаётся то поле, которое кто-то потом читает в отчёте. Если поле никто не открывает, оно снимается, и спор заканчивается сам. Решение принимает руководитель компании, а не подрядчик, потому что жить с этим списком сотрудникам, а не нам.

Управляющие компании: время реакции считается с первого дня

В обслуживании жилого фонда цифры появляются раньше, чем у остальных, потому что событий много и они короткие. Заявка жителя фиксируется с отметкой времени, превращается в наряд мастеру, закрывается отметкой о выполнении. Через месяц уже видно, сколько заявок закрыто в норматив, а сколько провисло. Отдельно помечается повторное обращение по тому же адресу и теме: это не новая заявка, а признак, что предыдущую закрыли формально. Приём обращений можно снять с диспетчера и передать в мессенджер – как это устроено, описано в разделе разработка чат-ботов.

Лесопиление: сортность, объём и сезон вывоза

У пилорам и деревообработки карточка заявки отличается от торговой: порода, сечение, сортность, влажность, объём в кубометрах и способ отгрузки – вагоном или фурой. Продукция уезжает далеко за пределы Вологодской области, плечо длинное, поэтому дата отгрузки со склада и дата прихода к покупателю разносятся на два разных поля, иначе менеджер называет клиенту срок наугад. Зимний вывоз добавляет своё: пока держатся зимники, отгрузка идёт валом, летом ритм другой. Годовой отчёт по месяцам показывает эту сезонность в цифрах, и на следующий год план строится уже по ней, а не по ощущениям.

Второй и третий месяц: первые цифры, которым можно верить

Раньше квартала конверсия по этапам врёт: в системе слишком мало закрытых сделок, и любая случайность перекашивает процент. К третьему месяцу накапливается достаточно, и руководитель впервые видит вещи, о которых до этого спорили на словах:

• на каком этапе сделка стоит дольше всего и сколько это дней;
• какая доля обращений отваливается до того, как ей вообще посчитали цену;
• сколько выручки дают повторные заказы, а сколько – новые клиенты;
• кто из сотрудников ведёт больше сделок, а кто – более дорогие.

Ни одна из этих цифр не появится, если первые два месяца часть работы велась мимо системы. Это единственная причина, по которой мы настаиваем на дисциплине ввода данных на старте.

Мебельный цех, льняное и сувенирное производство: срок съедают согласования

У небольших производств цикл длиннее, и цифры становятся осмысленными ближе к полугоду. Сделка проходит замер, чертёж или образец, согласование с заказчиком и запуск партии. Слабое место всегда одно – ожидание ответа на присланный макет. Поэтому дата отправки на согласование и дата ответа фиксируются как отдельные события, и по ним потом видно, что месяц срока сложился не из работы цеха, а из молчания клиента. При партионном производстве в карточке держат ещё и номер партии – к нему привязываются рекламации.

Почему разбор и обучение идут по видеосвязи

До Москвы от Вологды около 450 километров, и подрядчик из столицы физически приезжает в Вологду один раз, если приезжает вообще. Мы работаем иначе и не делаем вид, что это недостаток: интервью, демонстрация настроенных воронок и обучение проходят по видеосвязи, записи занятий остаются у заказчика, и новый сотрудник смотрит их вместо повторного курса. Компания РОСТСАЙТ ведёт проекты с 2011 года и работает так с бизнесом в 79 городах страны; сайт, реклама и портал у нас настраиваются одной командой, поэтому обращение с сайта попадает в воронку сразу, а не пересылается письмом.

Полгода: что выбрасывают, а что дописывают

К шестому месяцу картина устоявшаяся. Из настроенного обычно уходят два-три поля, которые придумали «на всякий случай», и один робот, раздражавший сотрудников лишними уведомлениями. Дописывают почти всегда отчёт, о котором на старте никто не просил: чаще всего это разрез по конкретному продукту, по причине ухода клиентов или сравнение выручки между Вологдой и районами области. Под такие правки и берут абонентское сопровождение от 15 000 рублей в месяц, потому что разовый вызов подрядчика ради получасовой настройки выходит дороже и медленнее. Цены на остальные работы студии собраны в разделе стоимость услуг, смета по вашему проекту фиксируется договором до начала работ.

Если хотите понять, в какой из описанных точек календаря окажется ваша компания, начните с простого разговора: расскажите по телефону +7 (901) 417-22-12, как у вас сейчас принимается заявка и кто ведёт её до отгрузки. По этому описанию мы называем реальный срок запуска и объём работ, без обещаний «настроим за выходные».