Внедрение CRM в Вологде: расписание работ для отдела из пяти-пятнадцати человек
В этой статье
Проект для небольшого отдела продаж устроен иначе, чем для холдинга: тут нет проектного офиса, нет выделенного администратора, а руководитель одновременно и главный продавец. Значит, график должен быть коротким и не выдёргивать людей из работы. Ниже – как распределяются работы по неделям и сколько времени уходит у вас. РОСТСАЙТ занимается этим с 2011 года, компаниям Вологды обычно хватает трёх-четырёх недель.
Первые дни: смотрим, где сейчас лежат заявки
Собираем факты, а не мнения: почтовый ящик, переписка в мессенджерах, таблица со сделками, тетрадь на столе, записи звонков. Считаем обращения за прошлый месяц по каждому источнику и сравниваем с числом выставленных счетов. Разница между этими двумя цифрами и есть та сумма, ради которой затевается внедрение CRM-системы. У производственных и торговых компаний Вологды потери чаще всего приходятся на повторные обращения постоянных клиентов.
Схема процесса вместо длинного технического задания
На первой неделе рисуем маршрут заявки: кто принимает, кто считает, кто согласует скидку, кто выставляет счёт и кто напоминает об оплате. Схему согласуем письменно. Настраивать систему по устной договорённости нельзя: через две недели каждый вспомнит свой вариант, и приёмка превратится в спор.
Выбор системы: три вопроса вместо сравнительной таблицы
Сравнивать полтора десятка платформ бессмысленно, решение определяется тремя вещами.
- Сколько человек будет работать в системе – от этого зависят лицензии и годовой платёж.
- Нужен ли обмен с учётной программой и в какую сторону идут данные.
- Кто внутри компании будет отвечать за систему после сдачи.
Третий вопрос заказчики недооценивают чаще всего. Компания без внутреннего администратора заказывает у подрядчика каждую мелочь и постепенно перестаёт менять что-либо вообще.
Вторая и третья недели: сборка
Настройка CRM-системы идёт по согласованной схеме: стадии сделки, обязательные поля, автоматические задачи, распределение обращений, отчёты по источникам и по менеджерам. Отдельно закладываем сезонность – у компаний, чей спрос заметно меняется по месяцам, правила распределения заявок в пик и в затишье должны различаться, иначе в сезон половина обращений оседает у одного человека.
Промежуточные результаты показываем каждую неделю, а не в день сдачи. Смотрите на живой системе с вашими клиентами и сделками, а не на описание в документе: замечания на этом этапе стоят полчаса работы, а после запуска – переучивания всего отдела.
Сколько времени уходит у вас
Заказать внедрение CRM и не участвовать невозможно, но и много часов проект не съедает. Реально нужны около трёх часов на интервью в первую неделю, час на выбор платформы и утверждение сметы и два часа на приёмку настроек. Цена внедрения CRM при этом фиксируется договором до старта, ориентиры собраны в разделе цен.
Перенос базы и первая честная статистика
Данные загружаем в два прохода: сначала клиенты с историей продаж, затем прочие контакты.
- Дубли объединяем по телефону и ИНН, спорные случаи показываем вам.
- Контакты без телефона и без единой сделки остаются в архивном файле.
- Клиентов уволенных сотрудников распределяем между действующими менеджерами.
Обучение, запуск и месяц сопровождения
Учим по ролям короткими встречами с записью и памяткой: менеджеру – карточка и воронка, руководителю – отчёты и просроченные сделки. Неделю после запуска отдел работает параллельно старым способом, чтобы сверить цифры, и только затем таблицы закрываются. Резкий переход в один день заканчивается тем, что часть сделок теряется, а доверие к системе пропадает надолго. Дальше месяц правок без доплаты: лишние обязательные поля и неудобный порядок стадий видно только на реальных сделках. Обсудить график под свой отдел и понять, что реально успеть за месяц, можно по телефону +7 (901) 417-22-12; обзор смежных задач собран в разделе автоматизация.
